Comenzar con el fin no es más que una forma distinta de comenzar

Comenzar con el fin no es más que una forma distinta de comenzar

Gustavo CárdenasA propósito del fin de año, inauguramos nuestro blog con el “Concluir proyectos”, comenzar con el fin no es más que una forma distinta de comenzar.


Nuestro Blog no pretende entrar a la discusión o reflexión de los conceptos y las teorías, creemos que hay bastantes y muy buenos foros para ello. En nuestro Blog, estaremos hablando de ejemplos, experiencias vivas, buenas para repetirlas y malas para aprender de ellas. Usaremos un lenguaje sencillo para que pueda ser útil a quien lo lea independientemente de su formación o experiencia. 


Bien, pues comencemos…


Concluir un proyecto como cerrar un ciclo, se dice fácil, pero sin duda, sencillo no siempre lo es. 


La inercia que toma un proyecto en muchas de las ocasiones se intensifica en las últimas etapas de su tiempo de ejecución. No pretendo entrar al debate de “todo lo dejamos para el final”, pero sí quisiera reconocer que existe algo de eso en nuestra cultura. 


Comenzamos un proyecto con ánimo e ilusión, luego entramos en una fase de calentamiento, de “ir poniendo manos a la obra”, o para decirlo de una manera más formal, de adaptación al trabajo, a los compañeros del equipo, al cliente y al nuevo entorno. Este tiempo toma mucho más de lo que debería y es ahí donde se acumulan los trabajos pendientes o los trabajos “a medias”, y ya en confianza, se inicial la pila de los trabajos para después. Este cúmulo de trabajos pendientes nos llevan a multiplicar los esfuerzos en las etapas finales, con largas jornadas de trabajo, con estrés, con tragos amargos, noches cortas y días largos. Lo anterior eleva el nivel de riesgo de nuestros proyectos y el desgaste no se puede menospreciar, en mi experiencia el precio a pagar en la mayoría de los casos no recompensa lo que se pierde.


Pero no nos pongamos tristes por ello, ¿no es la temporada de alegría?, ¿de ilusión?, entonces pongámosle sabor al tema. Qué hacemos para que la etapa de “Calentamiento” o de “Adaptación” no sea una de las causantes de este “mal de cierre”.


Aquí 5 tips para contrarrestar el efecto:


1) No crea los números alegres del plan: Es muy común en muchos de nosotros iniciar lo antes posible con un proyecto, decir: “Comienza y ahí vamos afinando”, lo que nos lleva a crear planes de trabajo poco elaborados, por no decir que “los hacemos en las rodillas”. Es difícil por otro lado decir que hay que tomar más tiempo para planear ya que nuestro entorno tan cambiante no lo hace fácil, lo que si es fácil es no quedarse con la versión del plan inicial sin revisarlo nuevamente, sobre todo al inicio del proyecto. Haciendo esta revisión participante por participante por que solo el que va a cargar la piedra sabe si la podrá subir al monte. Esta revisión dará luz a las medidas que debemos tomar a tiempo para ajustar.

2) Caminando y dando: No hay que hacer pausas de análisis para ver cómo nos organizamos, hay que comenzar de inmediato, y en paralelo, ver qué tipo de ajustes se deben hacer. El coordinador del proyecto sabrá los efectos de las propuestas que se hagan, para que “no pare y siga y siga” el proyecto.

3) No se confíe: Las decisiones deben ser a tiempo, tenga cuidado con los pensamientos “es el comienzo”, “apenas le está entendiendo”, “nunca lo había hecho antes”. ¡Cuidado! muchas veces no queremos ver que: Si tiene plumas de pato, patas de pato, hace ruido de pato, NO es un gorrión de pecho amarillo. Es un pato y hay que hacer algo al respecto, antes de que lo lamentemos.

4) Saquen provecho del entusiasmo del inicio de proyecto: Sé que no es comparable a la luna de miel de los recién casados, pero tal vez sí con los primeros días de casados, (los que ya están casados me entenderán). En los primeros días de casados hay al menos sonrisas (entre dientes), pero hay sonrisas. Es un buen momento para decir las cosas que no vemos bien, para afinar la forma de coordinarnos y trabajar en equipo, para levantar la mano y alertar sobre algo que no se ve bien. No desaprovechen este momento para coordinar al equipo, promuevan esta comunicación.

5) Más vale un momento colorado que toda la vida descolorido: Así reza un dicho popular, por lo que todos, principalmente los coordinadores, líderes o patrocinadores de los proyectos, deben aprender a decir y a escuchar con apertura las dificultades que se perciban pero con una condición para quien las exponga, no se vale solo decir que algo no se puede, sino ¡cómo sí se puede!


Si tenemos esto en mente, no solo ahora que estamos cerrando proyectos o ciclos, sino precisamente en unos pocos días que iniciaremos nuevos, tendremos más oportunidades de que los cierres no sean tan tradicionales como hasta ahora.


Comenzar por el fin, es solo otra forma de comenzar.


Gracias por tu tiempo a la lectura de este mensaje, nos vemos en el próximo.


Gustavo Cárdenas.